Курьерская служба в организации Царенко Ю.В.
Юрист-кадровик Для функционирования любого бизнеса, равно как и работы государственных структур необходима четкая работа служб, обеспечивающих оперативную доставку деловой корреспонденции и малоразмерных грузов. Обеспечить гарантию такой доставки в срок и точно по назначению почтовое ведомство России может пока еще не всегда. Да и некоторые посылки почте можно доверить не всегда. Поэтому крупные компании (в основном) либо пользуются услугами курьерской связи (на рынке уже давно присутствуют такие успешные партнеры как Гарант-пост, например), либо создают собственную службу курьерской связи и доставки грузов (особенно, если объемы пересылаемого материала достаточно большие и/или количество отправлений в день превышает возможности использования услуг, предоставляемых специализирующимися в данной сфере компаниями). Так возникает необходимость в четко прописанных правилах и условиях работы указанной службы. Прилагаемое Положение о курьерской службе ООО МоНоЛиТ, конечно же, не может служить идеальным образцом (это всего лишь примерный образец), любые совпадения носят случайный характер и не могут служить основанием для предъявления каких-либо претензий к автору или издательству.
_____________________________________________________________________________ УТВЕРЖДЕНО Приказом по ООО МоНоЛиТ № 44 от 28.05.2006 г. Положение о курьерской службе Настоящее Положение о курьерской службе (далее Положение и Служба) Общества с ограниченной ответственностью МоНоЛиТ (далее компания) разработано в целях обеспечения эффективного использования ресурсов компании, четкости в работе службы доставки и реализации контроля документооборота компании. Подготовкой документации для передачи в курьерскую службу занимается ответственный исполнитель. Служба выполняет следующие функции: — прием, обработка и подготовка к отправке документации (включая проверку наличия вложений в соответствии с сопроводительными документами); — обеспечение сохранности принимаемых документов и грузов1; — сортировка документов по способам доставки; — ведение учета документов, направляемых в Службу, оформление соответствующих реестров; — упаковка и оформление почтовых отправлений; — организация своевременной доставки исходящей корреспонденции; — розыск утерянных документов, в т.ч. проведение служебного расследования. Служба не несет ответственности за доставку отправления по неправильному адресу или не доставку в связи с указанием неправильного адресата. Документы сдаются ответственным исполнителем только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные в установленном порядке. В случае необходимости они заверяются печатью компании Для пакетов и документов. Недооформленные, неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками Службы ответственному исполнителю. Для направления документов в Службу ответственный исполнитель: — составляет сопроводительное письмо (при необходимости); — заполняет карточку доставки / получения документов (наличие данной формы позволяет ощутимо упорядочить процесс доставки); — готовит доверенность (в случае необходимости) на курьера и прилагает ее к карточке доставки / получения документов. Порядок направления документации ответственным исполнителем в Службу для ее последующей доставки закреплен в Инструкции по делопроизводству компании. Проверка комплектности документов, наличия приложений, соответствующего количество копий прямая ответственность исполнителя. Сопроводительное письмо. Необходимо в тех случаях, когда следует дать какие-либо дополнительные разъяснения к комплекту направляемых документов. При этом документы оформляются в качестве приложений к письму. Ответственные исполнители должны готовить сопроводительные письма только тогда, когда это действительно необходимо. При направлении документа в иную организацию, например, для его подписания и возврата одного экземпляра в компанию, в верхнем правом углу проставляется штамп, например, Экземпляр ООО МоНоЛиТ. Затем к этому же экземпляру документа прикрепляется сопроводительная записка (прикрепляемая непосредственно к конверту скотчем или степлером). Например Просьба подписать и один экземпляр вернуть по адресу : 123456 Москва, улица Героев Майдана, дом 3, офис 4 ООО МоНоЛиТ При направлении документов в Службу ответственный исполнитель заполняет карточку на доставку / получение документов. Это внутренний документ компании, который является приложением к Инструкции по делопроизводству ООО МоНоЛиТ. Все карточки после доставки или получения документации подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в ООО МоНоЛиТ. Карточка доставки документов выполняет несколько функций: — содержит перечень направляемых документов, что дает возможность не готовить сопроводительное письмо; — позволяет фиксировать факт передачи документов ответственным исполнителем в Службу; — дает дополнительную информацию о способе, времени доставки, об адресате; — содержит отметку о получении документа уполномоченным представителем адресата или отправке документа по почте; — позволяет осуществлять оперативный контроль за доставкой (получением) документов. Карточка на доставку / получение документов № 434 от 04.05.2006 г. Структурное подразделение компании Договорно-правовой отдел Фамилия И.О. ответственного исполнителя, Раб. Тел. Правый К.М. старший юрисконсульт (495) + 123 45 67 Перечень документов Проект договора об оказании консультационных услуг Наименование адресата, адрес, фамилия и.о. контактного лица, тел. ЗАО Золотая Рыбка 124098 Москва, ул. Радужная, дом 2 оф. 17 (495) + 334 44 55 Менеджер проекта Сидоров С.С. Рекомендуемый способ доставки Курьерская доставка из рук в руки Рекомендуемый срок доставки 4 часа Отметка о получении (получателю необходимо указать свои должность, фамилию и.о., дату, время получения и поставить личную роспись) (при почтовом отправлении штамп отделения связи Почты России) Менеджер проекта Сидоров С.С. 04.05.2006 г. 17:30 Получено лично Личная роспись Примечания Для отправки в названии карточки ответственным исполнителем подчеркивается слово доставку, для получения документов слово получение. При заполнении строки Перечень документов если ответственный исполнитель готовит сопроводительное письмо, которое содержит список передаваемых документов, то в карточке доставки / получения указывается только номер и дата такого письма (оно регистрируется в установленном порядке, и, следовательно, копия данного письма хранится в Секретариате. При необходимости отправки документов через почтовое отделение связи — Почта России в строке Способ доставки дополнительно указывается категория почтового отправления (простое или заказное, с объявленной ценностью и т.д.). Для планирования работы и составления наиболее оптимальных маршрутов доставки корреспонденции ответственным исполнителям рекомендуется предоставлять карточку на доставку / получение документов за 2 дня до планируемой даты отправки (получения). В случае отправки документов (если их несколько) по почте в строке Отметка о получении необходимо указать номер и дату почтового списка, по которому осуществляется передача документов в отделение почтовой связи, например, Список № 20 от 04.05.2006 г.. Для получения отдельных видов документов в различных организациях курьеру оформляется доверенность. Доверенность бывает разовой или выдаваться на определенный срок для систематического получения материальных ценностей, документов. Оформлением доверенности для курьера занимается договорно-правовой отдел. Разовая Доверенность (оригинал) прикладывается к карточке доставки /получения. Образец разовой доверенности. Общество с ограниченной ответственностью МоНоЛиТ 123456 Москва, улица Героев Майдана, дом 3, офис 4 ОГРН 103077980202345 Доверенность № 32 Город Москва Четвертое мая две тысячи шестого года Настоящая доверенность выдана Общество с ограниченной ответственностью МоНоЛиТ в лице генерального директора Кузьменкова Юлия Борисовича, действующего на основании Устава, курьеру Службы доставки Быстрому Никите Николаевичу (паспорт РФ 45 02 348116, выдан ОВД Якиманка г.Москва 31.10.2001 г.) на получение в Территориальном Объединении Регулирования Землепользования СВАО г. Москва протокола осмотра земельного участка № 21 от 22.04.2006 г. Полномочия по настоящей доверенности не могут быть переданы / передоверены другим лицам. Настоящая доверенность действительна до четырнадцатого мая две тысячи шестого года. Подпись Быстрого Н.Н. личная роспись удостоверяю Генеральный директор личная роспись Кузьменков Ю.Б. Печать Перед отправкой документа/ов сотрудник Службы обязан проверить представленные для отправки документы и зарегистрировать карточки на получение / доставку документов в специальном Журнале регистрации карточек доставки / получения документов № Дата Адресат Отв. исполнитель Доставка / получение Способ доставки Дата доставки 1 05.05.2006 ООО Глазок Иванов И.И. Менеджер отдела продаж Доставка Курьер Документы не получены. Неправильно указан адрес 2 06.05.2006 ЗАО Кур.Net Петров П.П. Юрисконсульт Получение Заказное почтовое отправление 06.05.2006 3 06.05.2006 ОАО Сфера Сидоров С.С. Заведующий хозяйством Доставка Курьер 06.05.2006 Если доставка осуществляется курьером сотруднику другой организации, то в последнюю графу журнала вносится дата из карточки, которую указали при получении документов. Если корреспонденция отправляется по почтовым спискам, то в журнале указывается дата передачи документов в отделение почтовой связи. Она переносится из оттиска календарного штампа, который на почтовом списке проставляет оператор почтового отделения. Если отправка осуществляется простым письмом, которое курьер без регистрации опускает в почтовый ящик, то в журнале указывается дата этого события со слов курьера. Для контроля за работой курьера/ов руководитель Службы ежедневно составляет сводный отчет по доставке (получению) документов, формируемый из отчетов каждого курьера. Отчет курьера по доставке документов за 12.05.2006 г. № № и дата карточки доставки (К/Д) или почтового списка (П/С) Адресат Время доставки Примечание 1 П/С № 21 от 12.05.2006 ООО Лебедь 9:10 2 К/Д ЗАО РаК 11:20 3 К/Д ОАО ЩуКа 14:34 Передано в Секретариат в связи с отсутствием корреспондента В случае отправки регистрируемого почтового отправления (единичного или нескольких по списку) отправителю-курьеру Почтовое отделение выдает квитанцию. В индивидуальной квитанции на единичное отправление указываются вид и категория почтового отправления, фамилия адресата или наименование юридического лица, объект почтовой связи места назначения и номер почтового отправления. К почтовому списку тоже выдается квитанция, но с обобщенными данными по всем отправлениям списка. Сотрудник Службы подшивает все списки в дела (по их видам), прилагая к ним копии квитанций об оплате (оригиналы сдаются в бухгалтерию), а при направлении регистрируемых почтовых отправлений с уведомлением о вручении также подшивает к спискам возвращающиеся уведомления о вручении. Для гарантии почтовой доставки наиболее ценных документов, они должны быть отправлены с описью имеющихся вложений (ценным письмом или бандеролью) и с уведомлением о вручении. Тогда в случае задержки доставки или пропажи внутреннего или международного почтового отправления возможно предъявление претензий: — в почтовое отделение, откуда было сделано отправление, — в адресное отделение связи (тогда запрос делает адресат) или — в региональное Управление федеральной почтовой связи филиал ФГУП Почта России. Претензии, связанные с недоставкой, несвоевременной доставкой, повреждением или утратой внутреннего почтового отправления, предъявляются в течение 6 месяцев со дня его отправки. Контрольные сроки прохождения письменной корреспонденции между столицами республик, административными центрами краев, областей, автономной области и автономных округов утверждены постановлением Правительства РФ от 24 марта 2006 года № 160 Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции. В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи почтовые отправления при невозможности их вручения адресатам хранятся в объектах почтовой связи в течение месяца. По истечении срока хранения, регистрируемые почтовые отправления возвращаются отправителям за их счет по обратному адресу (оплата производится при получении возврата). Претензии по розыску международных почтовых отправлений принимаются и рассматриваются в порядке и сроки, предусмотренные законодательством Российской Федерации и международными договорами Российской Федерации. Претензии предъявляются в письменной форме. При этом указываются: — вид почтового отправления; — номер почтового отправления или почтового перевода; — дата и место приема; — место назначения; — сумма объявленной ценности или подробный перечень и стоимость пересылавшегося вложения; — адрес и полное наименование отправителя и адресата. В случае задержки доставки почтового отправления оформляется претензия компании к филиалу ФГУП Почта России. К претензии прилагаются копия договора об оказании услуг почтовой связи или иного удостоверяющего факт заключения договора документа (квитанция, опись вложения). Также прилагается (при необходимости) почтовый список, если отправлялось более 5 регистрируемых почтовых отправлений. В случае повреждения внутреннего почтового отправления к претензии прикладывается оболочка почтового отправления, упаковка дефектного почтового отправления и т.п. Курьер обязан сохранять все проблемные отправления в течение не менее двух месяцев. В случае отказа оператора почтовой связи в удовлетворении претензии, в случае его согласия удовлетворить претензию лишь частично или в случае неполучения от оператора почтовой связи ответа в сроки, установленные для рассмотрения претензии, пользователь услуг почтовой связи компания может предъявить соответствующий иск. .
Вы также можете скачать пример акта о нарушении трудовой дисциплины
Скачать (197 КБ)